Automatisierung muss kein riesiges Projekt mit einem halben Jahr Vorlaufzeit bedeuten. Die besten Ergebnisse entstehen meist dadurch, kleine, sich wiederholende Aufgaben zu entfernen, die still und leise jede Woche Stunden fressen, die Art von Arbeit, die niemand bemerkt, bis sie weg ist. Hier sind fünf, die wir bei fast jedem Kunden zuerst angehen.
1. Vom Angebot zur Rechnung
Verwandeln Sie ein angenommenes Angebot automatisch in einen Verkaufsauftrag und eine Rechnung, mit den richtigen Produkten, Preisen und Steuern übernommen. Kein erneutes Eintippen, keine Copy-Paste-Fehler zwischen Ihrem Angebotstool und Ihrer Buchhaltungssoftware, und keine Rechnung, die im Stillen von dem abweicht, was der Kunde tatsächlich vereinbart hat.
2. Zahlungserinnerungen
Lassen Sie das System überfällige Rechnungen nach einem festen Zeitplan nachfassen: eine freundliche Erinnerung nach einer Woche, eine deutlichere nach einem Monat, damit Sie schneller bezahlt werden, ohne dass jemand in Ihrem Team im Kopf behalten muss, wer was schuldet, und Kunden von Hand hinterherlaufen muss.
3. Bestandsnachbestellung
Lösen Sie automatisch Bestellvorschläge aus, sobald der Lagerbestand unter eine von Ihnen pro Produkt festgelegte Schwelle fällt, damit Ihnen nie ausgeht, was sich am schnellsten verkauft, und nie Kapital in dem bindet, was sich nicht bewegt.
4. Onboarding & wiederkehrende Aufgaben
Erzeugen Sie jedes Mal dieselbe Aufgabenliste, wenn ein neuer Kunde, ein neues Projekt oder ein neuer Mitarbeiter dazukommt: Verträge zu unterschreiben, Konten anzulegen, Ausrüstung vorzubereiten, damit nichts vergessen wird, nur weil jemand in dieser Woche viel zu tun hatte.
5. Berichtswesen
Ersetzen Sie das monatliche Tabellen-Ritual, Zahlen aus drei Systemen zu exportieren und von Hand in eine Datei einzufügen, durch Live-Dashboards, die immer aktuell sind und die jeder im Team einsehen kann, ohne Sie vorher zu fragen.
Keine dieser Aufgaben braucht eine vollständige ERP-Einführung, um sich auszuzahlen; jede lässt sich für sich automatisieren. Möchten Sie wissen, welche davon Ihnen am meisten Zeit sparen würde? Werfen wir einen Blick darauf.