Privacybeleid

HVG Solutions respecteert je privacy en verwerkt persoonsgegevens in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU (GDPR). Dit beleid legt uit wat we verzamelen, waarom, en wat je rechten zijn.

Wie is verantwoordelijk

De verwerkingsverantwoordelijke is HVG Solutions, Chaussée de Lille 204, 7500 Tournai, België, ondernemingsnummer BE 1043.480.270. Je kunt ons bereiken via contactpagina.

Wat we verzamelen en waarom

• Contactformulier & e-mail: naam, e-mail, bericht en alle gegevens die je verstrekt, uitsluitend gebruikt om je vraag te beantwoorden en een mogelijke samenwerking op te volgen (rechtsgrond: jouw toestemming / precontractuele stappen).
• Sollicitaties: de gegevens in je sollicitatie en cv, uitsluitend gebruikt voor rekrutering (rechtsgrond: precontractuele stappen).
• Technische gegevens: geanonimiseerde gebruiks- en beveiligingslogs om de site draaiende en veilig te houden (rechtsgrond: gerechtvaardigd belang).

Klanten en facturatie

Wanneer je bij ons een dienst of een abonnement afneemt, rechtstreeks of via een van onze producten, maakt HVG Solutions zelf de facturen op en int ze zelf de betalingen. Daarvoor verwerkt ze de volgende gegevens over je organisatie en de personen die voor haar optreden:

• Identiteit en factuurgegevens: naam of bedrijfsnaam, ondernemings- of btw-nummer, factuuradres, e-mailadres en de naam van je contactpersoon.
• Domiciliëringsmandaat: rekeninghouder, IBAN en BIC, mandaatreferentie, naam en hoedanigheid van de ondertekenaar, de handtekening en de datum waarop ze werd gegeven.
• Betalingen en facturen: facturen en creditnota's, hun bedragen en vervaldagen, en de status van elke betaling en elke domiciliëring, met inbegrip van weigeringen en terugbetalingen.

Doeleinden en rechtsgronden. We gebruiken deze gegevens om te factureren en te innen wat op grond van je overeenkomst verschuldigd is en om een betwiste betaling af te handelen (rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst), en om onze boekhouding te voeren en onze verplichtingen inzake btw en elektronische facturatie na te komen (rechtsgrond: wettelijke verplichting).

Ontvangers. Enkel de volgende dienstverleners ontvangen ze, elk voor zijn eigen deel:

• Mollie B.V. en Stichting Mollie Payments (Nederland): onlinebetalingen en SEPA-domiciliëringen, die Stichting Mollie Payments in onze naam int. Je bankgegevens worden aan hen meegedeeld en, bij betwisting van een debitering, aan je bank, en aan niemand anders.
• Odoo S.A. (België): het Peppol-toegangspunt waarlangs onze elektronische facturen jouw toegangspunt op het Peppol-netwerk bereiken.
• OVHcloud (Frankrijk): hosting van de servers en van de databank die deze gegevens bevatten, in de Europese Unie.
• Cloudflare (Verenigde Staten, onder het EU-VS Data Privacy Framework): bescherming van deze website en van onze servers tegen aanvallen en doorgeleiding van het verkeer naar die servers; de gegevens worden er alleen doorgeleid en niet bewaard.

Onze boekhouder, die door het beroepsgeheim gebonden is, en de belastingadministratie, wanneer de wet dat oplegt, kunnen er eveneens toegang toe hebben.

Bewaring. Facturen en de andere boekhoudkundige stukken worden tien jaar bewaard, de termijn die het Belgische boekhoud- en btw-recht voorschrijft. Een domiciliëringsmandaat en de gegevens ervan worden bewaard gedurende de volledige levensduur van het mandaat en gedurende veertien maanden na de vervaldag van de laatste op grond ervan uitgevoerde domiciliëring, zodat het aan je bank kan worden voorgelegd indien een debitering wordt betwist.

Veiligheidsregisters van Solaryx-salons

In de zonnecentra die Solaryx gebruiken, is elk salon verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van zijn klanten, en verwerkt HVG die voor rekening van het salon. Bij uitzondering is HVG zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de registraties van de veiligheidscontroles: het activeren van de optie die een controle in een waarschuwing omzet, en elke handeling die ondanks een waarschuwing wordt uitgevoerd, met de datum, de ingevoerde verantwoording en de gebruiker die ze uitvoerde.

Doel, rechtsgrond en bewaring. Met deze registraties kan HVG een rechtsvordering over de veiligheid van een sessie instellen, uitoefenen of verdedigen (rechtsgrond: gerechtvaardigd belang en, wanneer gegevens over de gezondheid onvermijdelijk betrokken zijn, de instelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering). Ze worden apart bewaard, met beperkte toegang, gedurende ten hoogste twintig jaar, en dienen voor niets anders. De hieronder beschreven rechten gelden ook voor deze gegevens.

Hoe lang we het bewaren

We bewaren persoonsgegevens enkel zolang als nodig voor het bovenstaande doel, of zolang wettelijk vereist, waarna ze worden verwijderd of geanonimiseerd.

Delen

We verkopen je gegevens niet. We delen ze enkel met dienstverleners die strikt noodzakelijk zijn om te werken (bv. hosting, e-mail), allemaal gebonden door vertrouwelijkheid en gevestigd in de EU of gedekt door passende waarborgen.

Je rechten

Je hebt het recht op inzage, verbetering, wissing, beperking of bezwaar tegen de verwerking van je gegevens, en het recht op overdraagbaarheid van gegevens. Om ze uit te oefenen, schrijf je naar contacteer ons. Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Cookies

Voor meer info over cookies, zie ons Cookiebeleid.